Die elektronische Aktenführung hat sich als unverzichtbares Werkzeug in modernen Büros und Kanzleien etabliert. Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Papierakte, wie eine höhere Effizienz, besseren Zugriff und geringere Kosten. Dennoch gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen. In diesem Artikel beleuchten wir die Schwerpunkte Performance der Software, Workflowfunktionen im Dokumentenmanagementsystem (DMS), Schnittstellen an externe Kommunikationskanäle wie beA und Mail, integrierte Mandantenkommunikation sowie einen einfachen Aktenüberblick.

Elektronische Aktenführung und Performance der Software

Eine der wichtigsten Anforderungen an ein elektronisches Aktenführungssystem ist die Performance der Software. Langsame Ladezeiten, lange Suchvorgänge oder Verzögerungen beim Speichern und Öffnen von Dokumenten können den Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigen. Daher sollten folgende Punkte beachtet werden:

  1. Hardware-Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Hardware den Anforderungen der Software entspricht. 
  2. Netzwerkinfrastruktur: Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist notwendig, insbesondere bei cloudbasierten Systemen. Interne Netzwerke sollten ebenfalls über ausreichend Bandbreite verfügen.
  3. Software-Updates: Regelmäßige Updates der Software sind wichtig, um Sicherheitslücken zu schließen und die Performance zu optimieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter kontinuierliche Verbesserungen bietet.
  4. Skalierbarkeit: Die Software sollte skalierbar sein, um auch bei wachsendem Datenvolumen und steigender Nutzerzahl reibungslos zu funktionieren. 

→ Im besten Fall handelt es sich um eine sogenannte Software as a Service (SaaS). Dabei sind die o.g. Punkte im Mietpreis der Cloud bereits enthalten.

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Workflowfunktionen im Dokumentenmanagementsystem

Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem bietet umfangreiche Workflowfunktionen, die die täglichen Arbeitsprozesse automatisieren und optimieren. Folgende Funktionen sollten vorhanden sein:

  1. Automatisierte Workflows: Definieren Sie wiederkehrende Prozesse wie Freigaben, Prüfungen oder Abläufe, die automatisch durch das System gesteuert werden.
  2. Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Aufgaben direkt aus dem System heraus zu und behalten Sie den Überblick über den Bearbeitungsstatus.
  3. Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen informieren die zuständigen Mitarbeiter über neue Aufgaben oder Änderungen im Prozess, sodass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
  4. Audit Trails: Ein lückenloses Protokoll aller Änderungen und Zugriffe stellt sicher, dass alle Aktivitäten nachvollziehbar sind.

Schnittstellen an externe Kommunikationskanäle wie beA und Mail

Die Integration von externen Kommunikationskanälen ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz eines elektronischen Aktenführungssystems. Hierbei sollten folgende Aspekte beachtet werden:

  1. beA-Anbindung: Für Rechtsanwälte in Deutschland ist die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) unverzichtbar. Das DMS sollte nahtlos mit dem beA kommunizieren können, um den Versand und Empfang von Nachrichten zu automatisieren.
  2. E-Mail-Integration: Die Software sollte in der Lage sein, E-Mails direkt in die entsprechende Akte zu importieren und dort zu speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Archivierung von Korrespondenzen.
  3. Sicherheitsstandards: Achten Sie darauf, dass die Kommunikation über sichere Kanäle erfolgt und alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.

Integrierte Mandantenkommunikation

Eine effiziente Mandantenkommunikation ist für den Erfolg jeder Kanzlei essenziell. Moderne DMS bieten hier innovative Lösungen:

  1. Mandantenportale: Ein integriertes Mandantenportal ermöglicht es Ihren Klienten, Dokumente sicher hochzuladen und Nachrichten zu übermitteln. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
  2. Automatische Benachrichtigungen: Mandanten können automatisch über den Status ihres Falls informiert werden, was die Transparenz erhöht und Nachfragen reduziert.
  3. Individuelle Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Einfacher Aktenüberblick

Ein guter Überblick über alle Akten und Dokumente ist das A und O einer effizienten Aktenführung. Achten Sie auf folgende Funktionen:

  1. Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, die eine schnelle Navigation ermöglicht.
  2. Suchfunktionen: Eine leistungsfähige Suchfunktion, die sowohl Volltextsuche als auch Filtermöglichkeiten bietet, ist unerlässlich.
  3. Dashboard: Ein personalisierbares Dashboard gibt einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen, offene Aufgaben und den Status von Projekten.
  4. Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Die Möglichkeit, auch von unterwegs aus auf das System zuzugreifen, erhöht die Flexibilität und Effizienz.

Worauf Sie bei elektronischen Akten achten müssen

Die elektronische Aktenführung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine sorgfältige Auswahl und Implementierung der richtigen Software. Achten Sie auf eine hohe Performance, umfangreiche Workflowfunktionen, nahtlose Integration externer Kommunikationskanäle, effiziente Mandantenkommunikation und einen einfachen Aktenüberblick. Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um die Vorteile der digitalen Aktenführung in vollem Umfang zu nutzen und Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren.