Dokumentenerstellung in der Kanzlei: So automatisieren Sie Schreiben direkt aus der Akte
Ein Schreiben an den Mandanten, eines an die Gegenseite, eines ans Gericht: In vielen Kanzleien beginnt jedes dieser Dokumente wieder bei null. Die passende Vorlage wird gesucht, Name und Adresse werden übertragen, das Aktenzeichen ergänzt, und am Ende noch einmal jedes Feld kontrolliert, bevor das Schreiben rausgeht.
Diese Routinearbeit lässt sich automatisieren, ohne dass dabei die Kontrolle über den Inhalt verloren geht. Dieser Beitrag zeigt, wie Dokumentenerstellung für Anwälte in der Praxis aussehen kann, und worauf es bei der Auswahl einer entsprechenden Funktion in der Kanzleisoftware ankommt.
Warum manuelle Dokumentenerstellung Zeit kostet
Drei Punkte fallen im Kanzleialltag besonders ins Gewicht:
1. Vorlagen verstreut oder inkonsistent
Ohne zentrale Vorlagenverwaltung entstehen mit der Zeit mehrere Varianten desselben Schreibens, mit unterschiedlichem Stand.
2. Daten mehrfach erfasst
Name, Adresse, Aktenzeichen und weitere Angaben werden von Hand aus der Akte in das Dokument übertragen, mit entsprechendem Fehlerrisiko.
3. Ein Empfänger, ein Durchgang
Müssen Mandant, Gegenseite und Gericht parallel angeschrieben werden, wiederholt sich der gesamte Vorgang für jeden Beteiligten einzeln.
Jeder dieser Punkte kostet für sich genommen nur wenige Minuten, in Summe über den Kanzleialltag aber spürbar Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Dokumentenerstellung in der Kanzlei: So funktioniert's in Renostar Legal Cloud
Vorlagen einmal anlegen, immer wieder nutzen
Unter Kanzleiverwaltung → Vorlagen hinterlegen Sie Ihre Schreiben und Dokumente zentral, sortiert nach Kategorien wie Mandant/in, Gegner/in, Gericht oder Behörde. So greift das gesamte Team auf denselben, aktuellen Vorlagenbestand zu, statt einzelne Word-Dateien lokal zu pflegen.
Dokument direkt aus der Akte erstellen
Im Reiter „Dokumente“ einer Akte wählen Sie die passende Vorlage aus. Eine Live-Vorschau zeigt sofort, wie das fertige Schreiben mit Briefkopf und den aus der Akte übernommenen Daten aussieht, noch bevor das Dokument tatsächlich erstellt wird.
Mehrere Beteiligte in einem Durchgang bedienen
Statt für jeden Empfänger separat zu beginnen, wählen Sie die relevanten Beteiligten direkt aus, zum Beispiel Mandant, Gegenseite und Gericht gleichzeitig. Für jeden ausgewählten Empfänger entsteht automatisch ein eigenes, korrekt adressiertes Dokument, mit allen Platzhaltern bereits befüllt.
Nach der Erstellung direkt weiterarbeiten
Ist das Dokument erstellt, geht es ohne Umweg weiter: ansehen, bearbeiten, per E-Mail oder beA versenden, eine Aufgabe daraus anlegen oder herunterladen, alles aus derselben Akte heraus.
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Manuell vs. automatisiert im Vergleich
Der Unterschied zwischen manueller und automatisierter Dokumentenerstellung zeigt sich am deutlichsten im direkten Vergleich der einzelnen Arbeitsschritte. Die folgende Übersicht stellt gegenüber, wie derselbe Vorgang mit und ohne automatisierte Dokumentenerstellung aus der Akte abläuft.
| Arbeitsschritt | Manuell | Mit Dokumentenerstellung aus der Akte |
|---|---|---|
| Vorlage finden | In Ordnern oder E-Mails suchen | Direkt in der Akte auswählen |
| Daten übertragen | Von Hand eintippen | Automatisch aus der Akte übernommen |
| Mehrere Empfänger | Für jeden Beteiligten von vorn beginnen | Ein Durchgang, mehrere Dokumente |
| Nächster Schritt | Dokument manuell ablegen, versenden | Direkt bearbeiten, versenden oder als Aufgabe anlegen |
Fazit
Dokumentenerstellung für Anwälte muss keine Fleißarbeit sein. Zentrale Vorlagen, automatisch übernommene Aktendaten und die Möglichkeit, mehrere Beteiligte in einem Durchgang zu bedienen, verkürzen den Weg vom Aktenstand zum versandfertigen Schreiben deutlich, ohne dass dabei Kontrolle über Inhalt oder Form verloren geht.
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Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Dokumentenerstellung in einer Kanzleisoftware?
Damit ist die automatisierte Erzeugung von Schreiben und Dokumenten aus vordefinierten Vorlagen gemeint, bei der Fall- und Beteiligtendaten automatisch übernommen werden, statt sie manuell einzutragen.
Wie lege ich eigene Vorlagen für Schreiben an?
In Renostar Legal Cloud werden Vorlagen zentral unter Kanzleiverwaltung → Vorlagen angelegt und nach Kategorien wie Mandant/in, Gegner/in oder Gericht sortiert.
Kann ich mehrere Beteiligte gleichzeitig anschreiben?
Ja. Bei der Dokumentenerstellung lassen sich mehrere Beteiligte auswählen, für jeden entsteht automatisch ein eigenes, korrekt adressiertes Dokument.
Was passiert mit dem Dokument nach der Erstellung?
Es lässt sich direkt ansehen, bearbeiten, per E-Mail oder beA versenden, als Aufgabe anlegen oder herunterladen.
Ist die automatisierte Dokumentenerstellung auch in Renostar Classic verfügbar?
Diese Funktion gehört zu Renostar Legal Cloud, unserer browserbasierten Weiterentwicklung. Wer aktuell mit Renostar Classic arbeitet und diese Arbeitsweise nutzen möchte, findet in unserem Beitrag zum Umstieg auf Legal Cloud weitere Informationen.
