Auslastung und Profitabilität verstehen
Kanzlei-Controlling muss nicht kompliziert sein: Mit einem festen Set an Kennzahlen erkennen Sie jede Woche frühzeitig, ob Ihre Kanzlei profitabel arbeitet – oder ob Umsatz nur „auf dem Papier“ entsteht. Besonders wichtig ist der Dreiklang aus Produktivität (Auslastung), Wirtschaftlichkeit (Profitabilität/Realisation) und Liquidität (WIP & Debitoren).
Warum wöchentliche KPIs so wirksam sind
Monats- oder Quartalszahlen kommen oft zu spät: Wenn WIP zu lange liegen bleibt oder Debitoren überfällig werden, entsteht Liquiditätsdruck – obwohl das Team stark ausgelastet ist. Ein wöchentlicher Blick auf wenige Kernzahlen reicht häufig aus, um rechtzeitig gegenzusteuern.
Vertiefend zum Thema Controlling in der Kanzlei: Kanzlei-Controlling: Erfolgreiche Abrechnungsmodelle & Effizienzkennzahlen .
Das wöchentliche KPI-Set (15–30 Minuten)
Für die Praxis haben sich diese Kennzahlen bewährt:
- Auslastung / abrechenbare Stunden: Wie viel der Arbeitszeit ist tatsächlich abrechenbar?
- Realisation: Wie viel der erbrachten Leistung wird am Ende wirklich fakturiert (statt durch Abschläge, Rabatte oder Write-offs verloren zu gehen)?
- WIP (Work in Progress): Welche Leistungen sind bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet – und wie lange liegen sie schon?
- Debitoren / offene Posten: Wie hoch sind offene Forderungen und wie viel davon ist überfällig (Zahlungsfluss, Mahnrisiko)?
- Risikopositionen: Welche Beträge sind gefährdet (z. B. strittige Rechnungen, dauerüberfällige Posten)?
Auslastung vs. Profitabilität: Der häufigste Denkfehler
Hohe Auslastung klingt gut – kann aber wirtschaftlich enttäuschen, wenn die Realisation niedrig ist (z. B. weil zu viel „nicht fakturierbar“ bleibt oder weil Abrechnungsdisziplin fehlt).
Umgekehrt kann eine Kanzlei mit etwas geringerer Auslastung profitabler sein, wenn sie konsequent abrechnet, WIP schnell in Rechnungen überführt und der Zahlungsfluss stabil bleibt.
WIP richtig steuern: Leistung, die noch kein Geld ist
WIP (Work in Progress) ist in der Kanzlei oft ganz simpel: Arbeit ist geleistet, aber noch nicht abgerechnet. Je länger WIP liegen bleibt, desto höher ist das Risiko, dass Abrechnung gekürzt, diskutiert oder verzögert wird – und desto mehr Liquidität ist gebunden.
Praxis-Tipp: Legen Sie ein klares „WIP-Alter“-Prinzip fest (z. B. wöchentliche Prüfung: Was ist älter als 14/30 Tage?) und definieren Sie eine Standardaktion: abrechnen, klären, nachfassen.
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Debitoren im Griff: Liquidität aktiv steuern
Offene Posten sind normal – kritisch wird es, wenn überfällige Forderungen zur Gewohnheit werden. Deshalb sollten Sie wöchentlich zwischen „offen“ und „überfällig“ unterscheiden und für überfällige Posten klare Eskalationsstufen festlegen (freundliche Erinnerung → Anruf → formales Mahnwesen). Passend dazu: Stapelweise effizienter abrechnen – so geht’s!So etablieren Sie eine wöchentliche KPI-Routine
- Fixer Termin (15–30 Minuten): z. B. Montagmorgen oder Freitagmittag.
- Ein Blatt, wenige Zahlen: Auslastung, Realisation, WIP, Debitoren (inkl. überfällig) und Risikopositionen.
- Pro Kennzahl eine Entscheidung: Was tun wir diese Woche konkret (abrechnen, nachfassen, Prioritäten ändern)?
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Auslastung/abrechenbare Stunden, Realisation, WIP, Debitoren (inkl. überfällige Posten/DSO) und Risikopositionen bzw. drohende Forderungsausfälle sind ein schlankes, aber sehr wirksames Set.
Auslastung zeigt, ob Kapazitäten genutzt werden; Profitabilität hängt stark davon ab, wie viel tatsächlich fakturiert und bezahlt wird (Realisation, WIP-Abbau, Debitorenlaufzeiten).
WIP („Work in Progress“) beschreibt Leistungen, die schon erbracht, aber noch nicht abgerechnet sind – also gebundenes Potenzial, das erst durch Rechnung und Zahlung zu Liquidität wird.
DSO (Days Sales Outstanding) ist weit verbreitet, um die durchschnittliche Forderungslaufzeit zu messen und die Einzugsgeschwindigkeit transparent zu machen.
Mit einer festen Wochenroutine, klaren Schwellen (z. B. WIP älter als X Tage, Forderungen überfällig ab Y Tagen) und einer definierten Standardaktion (abrechnen/klären/nachfassen) entsteht Abrechnungs- und Einzugsdisziplin.
