Kanzleisoftware für Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien muss unterschiedliche Anforderungen erfüllen.
Während Kanzleien vor allem Akten, Mandate, Fristen, Abrechnung und den elektronischen Rechtsverkehr organisieren, benötigen Rechtsabteilungen zusätzlich eine zentrale Übersicht über interne Rechtsfälle, Verträge, Aufgaben und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen. Doch welche Software passt zu welchem Einsatzszenario? Und kann eine moderne Legal Cloud beide Welten abdecken?
Die Renostar Legal Cloud setzt genau hier an: Sie verbindet klassische Funktionen einer Kanzleisoftware mit einer browserbasierten, integrierten Arbeitsumgebung für juristische Teams. Aktenverwaltung, Dokumentenmanagement, Fristen, Abrechnung, Kommunikation und weitere Funktionen werden zentral in einer Plattform gebündelt.
Rechtsabteilung oder Kanzlei: Wo liegen die Unterschiede?
Auf den ersten Blick arbeiten Rechtsanwälte in einer Kanzlei und Juristen in einem Unternehmen mit ähnlichen Dokumenten und rechtlichen Vorgängen. Bei genauer Betrachtung unterscheiden sich die Arbeitsabläufe jedoch erheblich.
Anwaltskanzleien
Eine Anwaltskanzlei arbeitet in erster Linie mandatsbezogen. Sie verwaltet unterschiedliche Mandanten, führt Akten, überwacht Fristen, erstellt Rechnungen und kommuniziert mit Gerichten, Behörden und Mandanten.
Rechtsabteilungen
Eine Rechtsabteilung arbeitet dagegen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Ihre „Mandanten“ sind häufig interne Fachbereiche wie Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb, Personal oder Finance. Neben Rechtsfällen spielen deshalb beispielsweise Verträge, Freigabeprozesse, interne Anfragen und die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien eine wichtige Rolle.
Die passende Software sollte deshalb nicht nur juristische Funktionen bereitstellen, sondern zum tatsächlichen Arbeitsmodell der jeweiligen Organisation passen.
Kurzvergleich: Kanzlei vs. Rechtsabteilung
| Anforderung | Anwaltskanzlei | Rechtsabteilung |
|---|---|---|
| Aktenverwaltung | Sehr wichtig | Wichtig |
| Elektronische Akte | Zentraler Bestandteil | Wichtig |
| Fristen- und Terminmanagement | Sehr wichtig | Wichtig |
| RVG-Abrechnung | Häufig essenziell | Je nach Einsatzbereich weniger relevant |
| Zeiterfassung | Häufig essenziell | Häufig relevant |
| beA / elektronischer Rechtsverkehr | Sehr wichtig | Je nach Aufgabenbereich relevant |
| Mandantenkommunikation | Zentral | Interne und externe Kommunikation |
| Dokumentenmanagement | Sehr wichtig | Sehr wichtig |
| Vertragsmanagement | Je nach Kanzleiausrichtung | Häufig besonders wichtig |
| Zusammenarbeit mit Fachabteilungen | Eher sekundär | Zentral |
| Externe Kanzleien koordinieren | Teilweise | Häufig wichtig |
| Mobiles Arbeiten | Zunehmend wichtig | Sehr wichtig |
| Rechte- und Zugriffskonzepte | Wichtig | Besonders relevant |
Damit wird deutlich:
Es gibt nicht die eine Kanzleisoftware, die für jede Organisation automatisch optimal ist. Entscheidend ist der konkrete Workflow.
Die All-in-One Lösung
für Ihre Kanzlei
Was muss eine Kanzleisoftware für Anwaltskanzleien können?
Für eine klassische Anwaltskanzlei steht die effiziente Verwaltung von Mandaten und Akten im Mittelpunkt. Eine moderne Kanzleisoftware sollte deshalb mindestens folgende Bereiche abdecken:
- elektronische Aktenführung
- Fristen- und Terminverwaltung
- Dokumentenmanagement
- Zeiterfassung
- Abrechnung und Rechnungsstellung
- Kommunikation
- Vorlagen und Dokumentenautomatisierung
- Buchhaltung bzw. finanzielle
- Kanzleiprozesse
- Unterstützung des elektronischen Rechtsverkehrs
- sichere Zusammenarbeit mit Mandanten und Mitarbeitern
Gerade bei einer wachsenden Kanzlei ist es sinnvoll, diese Funktionen möglichst in einem integrierten System abzubilden. Werden Aktenverwaltung, Kalender, Dokumente, Zeiterfassung, Kommunikation und Cloud-Speicher über zahlreiche Einzellösungen verteilt, entstehen zusätzliche Schnittstellen und Verwaltungsaufwand.
Die Renostar Legal Cloud verfolgt deshalb einen All-in-One-Ansatz. Mit Renostar GO stehen unter anderem Aktenverwaltung, elektronische Akte, Fristen- und Kalenderfunktionen, Zeiterfassung, Abrechnung, Dokumentenmanagement, Kommunikation und weitere Kanzleifunktionen in einer browserbasierten Umgebung zur Verfügung.
Welche Vorteile bietet eine Cloud-Kanzleisoftware?
Der wesentliche Unterschied zwischen einer klassischen On-Premise-Lösung und einer Cloud-Kanzleisoftware liegt zunächst in der technischen Bereitstellung.
Bei einer lokalen Installation wird die Software auf der eigenen IT-Infrastruktur betrieben. Die Kanzlei beziehungsweise ihr IT-Dienstleister ist stärker für Server, Wartung, Updates und Infrastruktur verantwortlich.
Bei einer browserbasierten Cloud-Lösung wird die Software zentral durch den Anbieter bereitgestellt. Bei der Renostar Legal Cloud ist deshalb kein eigener Kanzleiserver für den Betrieb erforderlich. Updates werden automatisch bereitgestellt.
Das kann insbesondere für Kanzleien interessant sein, die:
- ohne eigene Server-Infrastruktur arbeiten möchten,
- ihre Kanzleisoftware im Homeoffice oder unterwegs nutzen wollen,
- IT-Wartungsaufwand reduzieren möchten,
- neue Mitarbeiter schnell integrieren müssen,
- mehrere Standorte oder mobile Teams unterstützen,
- eine skalierbare Softwareumgebung benötigen.
Die Renostar Legal Cloud ist vollständig browserbasiert und soll damit einen ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen. Die Plattform umfasst unter anderem Renostar GO, CaseShare, Drive und Leads.
Was benötigt eine Rechtsabteilung von einer Legal-Software?
Bei einer Rechtsabteilung verschiebt sich der Schwerpunkt.
Hier geht es nicht ausschließlich um die klassische Aktenbearbeitung. Juristische Vorgänge entstehen häufig aus Geschäftsprozessen heraus: Ein Vertrag soll geprüft werden, der Einkauf benötigt eine rechtliche Einschätzung, ein Mitarbeiter stellt eine arbeitsrechtliche Frage oder ein externer Rechtsstreit muss koordiniert werden.
Eine geeignete Software sollte deshalb möglichst einen zentralen Überblick über juristische Vorgänge und Dokumente ermöglichen.
Besonders relevant sind:
1. Zentrale Vorgangs- und Aktenverwaltung
Rechtsabteilungen benötigen einen strukturierten Überblick über laufende rechtliche Vorgänge. Informationen sollten nicht ausschließlich in E-Mail-Postfächern, lokalen Ordnern oder einzelnen Tabellen gespeichert werden.
2. Dokumentenmanagement
Verträge, Schriftsätze, Gutachten, E-Mails und weitere Dokumente gehören zum täglichen Arbeitsalltag einer Rechtsabteilung. Ein integriertes Dokumentenmanagement kann helfen, Informationen zentral verfügbar und nachvollziehbar zu organisieren.
3. Fristen und Termine
Auch für Unternehmensjuristen können Fristen geschäftskritisch sein – beispielsweise bei Gerichtsverfahren, Vertragskündigungen, behördlichen Verfahren oder internen Vorgaben.
4. Zusammenarbeit
Juristische Arbeit findet selten isoliert statt. Eine Rechtsabteilung arbeitet mit Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb, HR, Finance, Datenschutz, Compliance und externen Kanzleien zusammen. Die Software sollte daher eine kontrollierte Zusammenarbeit ermöglichen.
5. Zugriffsrechte
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche juristischen Informationen. Ein geeignetes Berechtigungsmodell ist deshalb insbesondere bei größeren Organisationen ein wichtiger Bestandteil der Softwareauswahl.
6. Auswertungen und Transparenz
Für die Leitung einer Rechtsabteilung können Übersichten zu Vorgängen, Arbeitsaufwand und Ressourcen hilfreich sein. Die Software sollte daher nicht nur Daten speichern, sondern Informationen möglichst strukturiert zugänglich machen.
Renostar Legal Cloud für Rechtsabteilungen: Was spricht dafür?
Die Renostar Legal Cloud ist nicht ausschließlich auf klassische Anwaltskanzleien ausgerichtet. Renostar positioniert die Lösung ausdrücklich auch für Rechtsabteilungen und Unternehmen. Die browserbasierte Architektur soll dabei den Einstieg ohne komplexe eigene IT-Infrastruktur ermöglichen.
Der entscheidende Ansatz ist die Verbindung verschiedener juristischer Arbeitsbereiche in einem zentralen System.
Renostar GO: Der zentrale Arbeitsplatz
Renostar GO bildet das Herzstück der Legal Cloud. Die Anwendung stellt unter anderem Akten, Fristen, Dokumente, Kommunikation, Zeiterfassung und Abrechnung in einer gemeinsamen Umgebung bereit.
Für eine Rechtsabteilung ist insbesondere der zentrale Zugriff auf juristische Vorgänge und Dokumente interessant. Für Kanzleien kommen zusätzlich die klassischen Funktionen der Mandats- und Kanzleiverwaltung zum Tragen. Damit kann dieselbe technische Plattform unterschiedliche Organisationsmodelle unterstützen.
Renostar CaseShare: Zusammenarbeit mit Mandanten und Teams
Juristische Arbeit endet nicht innerhalb der eigenen Software. Dokumente müssen ausgetauscht, Aufgaben verteilt und Informationen mit anderen Beteiligten geteilt werden.
Renostar CaseShare ist als integriertes Mandantenportal konzipiert und ermöglicht unter anderem den geschützten Dokumentenaustausch, Akteneinsicht sowie die Aufgaben- und Terminverwaltung.
Für Kanzleien kann das die Zusammenarbeit mit Mandanten vereinfachen. Für Rechtsabteilungen kann eine solche Umgebung insbesondere dann interessant sein, wenn regelmäßig mit externen Rechtsberatern oder anderen Beteiligten gearbeitet wird.
Renostar Drive: Cloud-Speicher für juristische Daten
Eine weitere Komponente der Renostar Legal Cloud ist Renostar Drive. Dabei handelt es sich laut Renostar um einen integrierten Cloud-Speicher für Kanzlei- und Unternehmensdaten. Genannt werden unter anderem 250 GB Speicherplatz, Zugriffskontrollen, automatische Versionierung und Audit-Logs. Die Infrastruktur wird als ISO-27001-zertifiziert beschrieben und innerhalb der EU betrieben.
Gerade für Rechtsabteilungen ist dieser Aspekt interessant, weil juristische Dokumente nicht nur innerhalb einzelner Akten entstehen. Auch allgemeine Unternehmensdokumente, Vertragsunterlagen und projektbezogene Dateien müssen strukturiert abgelegt werden.
Renostar Leads: Von der Anfrage zum Vorgang
Auch der Prozess vor der eigentlichen Aktenanlage kann digitalisiert werden. Renostar Leads dient dazu, Anfragen strukturiert zu erfassen, zuzuweisen und anschließend in eine Akte zu überführen. Laut Renostar können unter anderem Website-Kontaktformulare, Zuständigkeiten, Prioritäten und automatische Benachrichtigungen eingebunden werden.
Für klassische Kanzleien ist dies vor allem im Bereich Mandatsakquise und Mandatsannahme interessant. Für Rechtsabteilungen lässt sich der Grundgedanke auf interne Rechtsanfragen übertragen – wobei vor dem Einsatz geprüft werden sollte, welche konkreten Prozesse und Integrationen die jeweilige Organisation benötigt.
Kanzleisoftware oder Legal Workspace – was ist der Unterschied?
Der Begriff Kanzleisoftware stammt aus der klassischen Anwaltswelt. Typischerweise stehen dabei Akten, Mandanten, Fristen, Abrechnung und Kanzleiorganisation im Mittelpunkt.
Ein Legal Workspace geht konzeptionell einen Schritt weiter: Neben den klassischen Kanzleiprozessen werden zusätzliche Bereiche wie Dokumentenspeicher, Zusammenarbeit, digitale Mandatsannahme und weitere Arbeitsabläufe in einer gemeinsamen Umgebung verbunden.
Genau diesen Ansatz verfolgt Renostar mit seiner Legal Cloud. Renostar beschreibt die Plattform als integrierten Legal Workspace, der Renostar GO, CaseShare, Drive und Leads miteinander verbindet.
Das kann besonders für Organisationen interessant sein, die nicht einfach eine weitere Einzelanwendung suchen, sondern ihre juristische Arbeit stärker zentralisieren möchten.
Welche Software passt zu welcher Organisation?
Die Entscheidung sollte nicht allein anhand des Begriffs „Cloud“ oder „Kanzleisoftware“ getroffen werden. Viel wichtiger sind die eigenen Prozesse.
Für eine klassische Anwaltskanzlei
Eine Kanzlei sollte insbesondere prüfen:
- Unterstützt die Software die elektronische Akte?
- Wie werden Fristen und Termine verwaltet?
- Ist die Abrechnung integriert?
- Wie funktioniert die Zeiterfassung?
- Ist der elektronische Rechtsverkehr eingebunden?
- Wie werden Dokumente verwaltet?
- Gibt es ein Mandantenportal?
- Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team?
- Kann die Software mobil genutzt werden?
- Wie hoch ist der IT- und Wartungsaufwand?
Für Kanzleien, die eine browserbasierte Komplettlösung suchen, bietet die Renostar Legal Cloud diese Funktionen in einer zentralen Umgebung.
Für eine Rechtsabteilung
Eine Rechtsabteilung sollte andere Fragen stärker gewichten:
- Können juristische Vorgänge zentral verwaltet werden?
- Lassen sich Dokumente strukturiert ablegen?
- Können unterschiedliche Nutzer und Teams eingebunden werden?
- Gibt es geeignete Berechtigungs- und Zugriffskonzepte?
- Ist die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien möglich?
- Kann die Software mobil genutzt werden?
- Wie gut lässt sie sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren?
- Wie hoch ist der administrative Aufwand?
- Welche Auswertungs- und Übersichtsoptionen gibt es?
- Passt das Lizenzmodell zur Größe des Teams?
Renostar nennt Rechtsabteilungen ausdrücklich als Einsatzbereich der Legal Cloud und hebt dabei insbesondere die browserbasierte Nutzung, den reduzierten Infrastrukturaufwand und die Integration juristischer Arbeitsprozesse hervor.
Cloud oder On-Premise: Was ist für Kanzleien und Rechtsabteilungen sinnvoll?
Bei der Softwareauswahl stehen häufig zwei Modelle gegenüber:
- On-Premise: Die Software wird auf der eigenen Infrastruktur betrieben.
- Cloud/SaaS: Die Software wird durch den Anbieter bereitgestellt und über das Internet genutzt.
Beide Modelle haben unterschiedliche Voraussetzungen. Eine On-Premise-Lösung kann beispielsweise für Organisationen interessant sein, die sehr spezifische Anforderungen an ihre eigene Infrastruktur oder Netzwerkarchitektur haben. Eine Cloud-Lösung kann dagegen Vorteile bieten, wenn ein Unternehmen oder eine Kanzlei möglichst wenig eigene Server-Infrastruktur betreiben möchte.
Bei der Renostar Legal Cloud laufen Software und Daten laut Anbieter in einer innerhalb der EU betriebenen Cloud-Infrastruktur. Renostar beschreibt die Lösung zudem als DSGVO- und BRAO-konform sowie als ISO-27001-zertifiziert. Die konkreten Anforderungen der eigenen Organisation sollten vor einer Entscheidung dennoch geprüft werden.
Was kostet eine moderne Kanzleisoftware?
Neben dem Funktionsumfang spielt das Preismodell eine wichtige Rolle.
Die Renostar Legal Cloud wird aktuell mit 99 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. ausgewiesen. Laut Renostar sind die Funktionen der Legal Cloud in diesem Modell enthalten; Support und Onboarding werden ebenfalls als Bestandteil des Angebots genannt. Der Anbieter weist außerdem auf eine monatliche Kündbarkeit und eine 14-tägige kostenlose Testphase hin.
Bei einem Softwarevergleich sollte allerdings nicht ausschließlich der Lizenzpreis betrachtet werden. Relevant sind auch:
- Implementierungskosten
- Datenmigration
- Schulungen
- Support
- Updatekosten
- Serverkosten
- Wartungsaufwand
- zusätzliche Module
- Schnittstellen
- Kosten für weitere Nutzer
Ein vermeintlich günstiges System kann langfristig teurer sein, wenn zahlreiche Zusatzlösungen und manuelle Prozesse notwendig sind.
Checkliste: So finden Rechtsabteilung und Kanzlei die passende Software
Vor der Einführung einer neuen Lösung empfiehlt sich ein strukturierter Auswahlprozess.
Schritt 1: Prozesse aufnehmen
Welche Aufgaben werden heute wie erledigt? Beispielsweise: Anfrage → Vorgang/Akte → Dokumente → Fristen → Bearbeitung → Kommunikation → Abschluss → Archivierung. Je genauer dieser Prozess dokumentiert wird, desto leichter lässt sich beurteilen, ob eine Software tatsächlich passt.
Schritt 2: Muss- und Kann-Funktionen definieren
Nicht jede Funktion ist für jede Organisation gleich wichtig. Eine Kanzlei kann beispielsweise RVG-Abrechnung als Muss-Kriterium definieren. Eine Rechtsabteilung könnte dagegen Vertrags- und Vorgangsmanagement stärker gewichten.
Schritt 3: Cloud-Anforderungen prüfen
Zu klären sind unter anderem:
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Welche Zertifizierungen liegen vor?
- Wie funktioniert die Datensicherung?
- Wie werden Zugriffe kontrolliert?
- Wie werden Updates durchgeführt?
- Welche Datenschutz- und Berufsrechtsanforderungen werden berücksichtigt?
Schritt 4: Integrationen prüfen
Eine gute Software sollte möglichst gut zur vorhandenen Systemlandschaft passen. Dazu können beispielsweise Microsoft 365, Buchhaltung, E-Mail, elektronische Kommunikation oder weitere Unternehmenssysteme gehören. Renostar nennt unter anderem Integrationen mit Microsoft 365 und Buchhaltungssoftware als Bestandteil beziehungsweise Ergänzung der Legal Cloud.
Schritt 5: Mit echten Fällen testen
Die wichtigste Frage lautet nicht: „Sieht die Software gut aus?“ Sondern: „Kann unser Team damit einen echten Vorgang schneller und zuverlässiger bearbeiten?“ Deshalb sollte eine Demo möglichst anhand konkreter Arbeitsabläufe erfolgen.
Fazit: Kanzleisoftware muss zum juristischen Arbeitsmodell passen
Kanzlei und Rechtsabteilung haben viele gemeinsame Anforderungen – aber nicht denselben Workflow. Während Kanzleien besonders auf Aktenverwaltung, Fristen, Mandantenkommunikation, Zeiterfassung, Abrechnung und elektronischen Rechtsverkehr angewiesen sind, stehen bei Rechtsabteilungen häufig interne Vorgänge, Dokumente, Verträge, Zusammenarbeit und die zentrale Steuerung juristischer Aufgaben stärker im Vordergrund.
Häufig gestellte Fragen | Rechtsabteilung vs. Kanzlei – welche Software passt?
Welche Kanzleisoftware eignet sich für eine Rechtsabteilung?
Eine Rechtsabteilung benötigt häufig eine Software, die neben der klassischen Aktenverwaltung auch Dokumentenmanagement, Vorgangsverwaltung, Zusammenarbeit, Zugriffsrechte und Auswertungen unterstützt. Die Renostar Legal Cloud wird ausdrücklich auch für Rechtsabteilungen angeboten und kombiniert verschiedene juristische Arbeitsbereiche in einer browserbasierten Plattform.
Ist Kanzleisoftware auch für Unternehmensjuristen geeignet?
Grundsätzlich ja – sofern die Software die konkreten Prozesse einer Rechtsabteilung unterstützt. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen von Kanzleien und Rechtsabteilungen teilweise deutlich. Deshalb sollten insbesondere Vertragsmanagement, interne Workflows, Berechtigungen, Schnittstellen und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen geprüft werden.
Was ist der Vorteil einer Cloud-Kanzleisoftware?
Eine Cloud-Kanzleisoftware kann den Betrieb ohne eigenen Kanzleiserver ermöglichen, ortsunabhängiges Arbeiten unterstützen und Updates zentral bereitstellen. Bei der Renostar Legal Cloud erfolgt die Nutzung browserbasiert; laut Anbieter sind automatische Updates Bestandteil des Cloud-Modells.
Kann Renostar Legal Cloud auch von Rechtsabteilungen genutzt werden?
Ja. Renostar führt Rechtsabteilungen ausdrücklich als Zielgruppe der Legal Cloud. Die Plattform soll juristische Arbeit zentral und ohne komplexe eigene IT-Infrastruktur ermöglichen.
Was ist Renostar GO?
Renostar GO ist das zentrale Modul beziehungsweise der zentrale Arbeitsplatz innerhalb der Renostar Legal Cloud. Es umfasst unter anderem Aktenverwaltung, elektronische Akte, Fristen, Dokumente, Zeiterfassung, Abrechnung und weitere Funktionen für die juristische Arbeit.
Was ist Renostar CaseShare?
Renostar CaseShare ist ein integriertes Mandanten- beziehungsweise Kollaborationsportal. Es unterstützt laut Anbieter unter anderem den sicheren Dokumentenaustausch, Akteneinsicht, Aufgaben sowie Termin- und Fristenübersichten.
Ist Renostar Legal Cloud eine reine Kanzleisoftware?
Nein. Renostar positioniert die Legal Cloud als umfassenden Legal Workspace. Neben klassischen Kanzleifunktionen gehören unter anderem CaseShare, Drive und Leads zum integrierten Produktangebot. Gleichzeitig richtet sich die Lösung laut Anbieter nicht nur an Kanzleien, sondern auch an Rechtsabteilungen.
